|
به نام خدا
واحد دبیر
خانه و بایگانی و تایپ شهرداری ایزدشهر
-پیاده سازی
TQM
در سیستم
5s
(مدیریت سازمانی
تفکیک
Structure
ترتیب
Systematize تمیزی
Sanitze
تداوم
Standardize تعلیم
Self-discipline)
تعریف
کوتاه
5S :
سیستمی برای
بهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد.
1-تفکیک و
تعمیر
Structure
:
جدا کردن
اقلام ، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن و دور
نمودن غیر لازم ها و غیر کاربردی ها از محیط کار و همچنین
تعمیر ، تعویض یا تصحیح معایب و نواقص می باشد.
2-ترتیب و
تنظیم
Systematize
:
مرتب کردن
اقلام ، اوراق اطلاعات و تعیین جای مناسب برای آنان ، به
نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند ، می باشد.
3-تمیزی
Sanitize
پیشگیری از
کثیفی و پاکیزه نگهداشتن محیط ، اموال و افراد و حذف یا
کنترل آلاینده ها می باشد.
4-تداوم
Standardize
:
تداوم ،
استاندارد سازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای تفکیک ترتیب
و تمیزی ، و رعایت ایمنی در کار می باشد.
5-تعلیم و
انضباط
Self –
discipline
:
آموزش کاربردی
مفاهیم
5S
به تمامی کارکنان ، جلب مشارکت عمومی و تدوین ، ابلاغ و
اجرای مقررات سازمان است.
نظم در ثبت
استفاده و بایگانی نامه ها و مدارک
1-طراحی و
تهیه فرمهای استاندارد سازی
2-بکار گیری
فرمهای اداری در فایلها و پرونده ها
3-روش امور
دفتری و مکاتبات
4-نحوه
بایگانی نامه ها و مدارک
5-بکار گیری
لیبلها
6-شفاف سازی
اطلاعات و ارتباطات
7-تعیین تعداد
پرونده ها و اقلام روی میز ( حین کار )
8-سریع سازی
دستیابی به نامه ها ، اسناد ، اشیاء و اوراق
9-به کار گیری
اصل « فقط یکی »
10-برقراری
نظم کاری
11-برقراری
نظم در پرونده ها
1-طراحی و
تهیه فرمهای استاندارد اداری :
الف-می بایست
برای استاندارد و یکنواخت سازی روشهای ثبت و بایگانی نامه
ها و مدارک ، از سه فرم « فهرست پرونده ها » و « فهرست
نامه ها » و فهرست مدارک » استفاده شود.
ب) فرم «
فهرست پرونده ها » برای درج عناوین پرونده های حاوی نامه
ها یا مدارک به کار می رود . پس از تعیین ترتیب قرار گرفتن
پرونده ها ( با توجه به دفعات مراجعه ما به آنها ) فهرست
عناوین پرونده ها را بر حسب اولویت در این فهرست به صورت
تایپ شده درج می گردد.
ت)در فرم «
فهرست نامه ها » ( که در داخل هر پوشه قرار می گیرد) از دو
شماره ردیف استفاده شده :
-یکی ردیف
نامه ها که
نشان دهنده ترتیب زمانی است که نامه ها بایگانی یا ثبت شده
اند .
-دیگری شماره
ردیف اندیکاتور است برای اینکه پیدا کردن نامه در پوشه
نیازی به خواندن موضوع یا شماره نامه طولانی آن نداشته
باشد.
ث)برای پوشه
یا زونکنهایی که حاوی مدارک و اسناد هستند ( نه نامه ) نیز
مناسب است که فرم خاصی تحت عنوان « فهرست مدارک » تهیه شده
و د رداخلا تمامی اینگونه از پوشه ها و زونکن ها مورد
استفاده قرار گیرد که شامل :
1-ردیف ( یا
همان شماره ای که به ترتیب اولویت کاربرد ، از آن مدارک به
آن پوشه داده شده است .)
2-عنوان ( که
همان اسم پرونده یا کد خاص پرونده یا هر دوی اینهاست ) می
باشد.
ج-تا آنجا که
امکان دارد می بایست از فرمهای متنوع ، استفاده ننمود.
ح)استفاده از
فرمی که قابلیت کاربری در چند زمینه و برای تمام واحد ها
را داشته باشد ، مناسب تر است .
خ)در
سازمانهای مختلف با توجه بخ نوع فعالیت ، می توان از
فرمهای استاندارد دیگری نیز استفاده نمود.
2-بکارگیری
فرمهای اداری در فایلها و پرونده ها :
1-می بایست پس
از سوا کردن پرونده ها یا برخی از مدارک داخل پرونده ها و
مرتب کردن آنها ( براساس دفعات مراجعه ) با استفاده از طلق
پوشه ( یا لیبل ، هنگامی که پوشه ها به ناچار روی هم چیده
شده اند نا کنار هم ) عنوان تایپ شده پرونده ها را روی
پرونده ها متصل نمود.
ب-اگر پرونده
ها درون زونکن قرار گرفته باشند می بایست عنوان آن در
کاغذی به ابعاد « طلق عنوان » زونکن ، تایپ شده و درون آن
طلق عنوان قرار گیرد.
ت-علاوه بر
عنوان پرونده ، لازم است که شماره ردیف پرونده نیز بر اساس
شماره ردیفی که در فهرست پرونده ها به هر پرونده خاص داده
شده است در گوشه سمت چپ بالای عنوان پرونده ( مندرج در
لیبل یا طلق پوشه ) درج شود.
ث) پرونده های
داخل فایل ، کمد یا کشو را با توجه به دفعات مراجعه به
آنها مرتب نمایید.
ج-فهرست تایپ
شده پرونده های موجود درفایل یا کمد را در اولین پوشه خالی
آن فایل قرار دهید.
ح-فهرست تهیه
شده برای پرونده ها هم می تواند موضوعی باشد و هم با توجه
به شرکت یا واحدهایی که پرونده ها راجع به آنان است تنظیم
شود و یا از هر دو به طور همزمان استفاده شود.
3-روش امور
دفتری و مکاتبات:
1-زمانی که
کمبود فایل و فضا وجود داشته باشد برای اینکه نامه های
دریافتی از یک بخش خاص و نامه های ارسالی به همان بخش خاص
نیازی به دو پوشه جداگانه نداشته باشد ، هر دو برگ پوشه را
با پانچ سوراخ نموده و گیره را در آنها قار داده و دو لیست
که یکی مربوط به نامه های ارسالی و دیگری مربوط به نامه
های دریافتی است به طرفین پوشه یا زونکن متصل نمایید.
ب-در صورت
استفاده از زونکن برای بایگانی نامه ها ، بهتر است برای
جدا نمودن نامه های ارسالی و دریافتی ، از مقوای رنگی یا
طلق استفاده شود.
ت-در پرونده
هایی که ترکیبی از نامه و مدارک وجود دارد بهتر است که
نامه ها از مدارک تفکیک شده و در یک سمت پوشه ( زونکن )
فرم فهرست نامه ها الصاق مدارک تفکیک شده و عنوان نامه ها
در آن درج شود و در سمت دیگر ، فرم فهرست ، مدارک الصاق
شده و عنوان مدارک در آن درج شود.
ث-اگر پرونده
ها در داخل فایل نبودند و کنار هم چیده شده بود ، می بایست
فهرست پرونده ها را در پوشه ای در منتهی الیه سمت راست آن
کمد قرار گیرد.
ج-نامه های
محرمانه می بایست حتی الامکان در یک پوشه ، بلکه بهتر است
در یک پوشه به تعداد واحد ها یا موسساتی که نامه های
محرمانه ارسال می نمایند ، یک مقوا یا طلق جدا کننده قرار
گیرد.
ح-بهتر است
برای ارسال نامه های محرمانه ، پیک خاصی از بین کارمندانی
که دارای صلاحیتهای لازمه می باشد انتخاب شود.
خ-در هر نامه
باید این پنج مورد رعایت شود:
1-نام و پاراف
اقدام کننده ( کسی که نامه را نوشته است )
2-نام پاراف
تایید کننده ( مافوق کسی که نامه را نوشته است )
3-پیرو نامه (
اگر در نامه ارسالی به نامه خاصی پیرو داده شود لازم است
که یک کپی از آن پیرو ، به نامه ارسالی ضمیمه شود.
4-پیوست ( اگر
نامه ارسالی ، پیوست داشت کی بایست همه پیوستها به همراه
نامه ، ارسال گردد )
5-بازگشت نامه
( هنگامی که بر اساس نامه دریافتی ، نامه ای تهیه شده
باشد).
د-نامه های
رسیده را برمبنای اولویت یا عمل طبقه بندی نمایید.
4-نحوه
بایگانی نامه ها و مدارک :
الف-پرونده ها
می بایست با توجه به تاریخی که روی آنها ( یا نامه های
داخل آنها ) درج شده ، حداکثر پس از یکسال بایگانی شده (
یا در صورت امکان دور ریخته ) و از فایل و کشوی مربوط به
پرونده های جاری خارج شوند.
ب-آراستگی
واقعی این است که نامه یا مدرکی گم نشود و به راحتی قابل
ردیابی و شناسایی باشد و حدوداً ظرف 30 ثانیه بتوان نامه
یا مدرک مورد نظر را از بین همه پرونده های موجود یافت.
ت-لازم است
مطالب مربوط به هم در یک پرونده قرار گیرند.
ث-لازم است
کارهای تکمیل شده بلافاصله بایگانی شده و روی میز کار رها
نشود.
ج-اقلام و
پرونده های بلاتکلیف نباید کنار گذاشته شوند ، بلکه لازم
است هم اکنون درباره آنها تصمیم گیری شود.
ح-می بایست
بعد از استفاده ، پرونده ها را به جای مناسب قبلی خود
بازگرداند.
خ-تا آنجا که
ممکن است می بایست اوراق و کاغذها در دسته های بزرگ
بایگانی شوند.
د-می بایست
همه پرونده ها شناسه گذاری و نامگذاری شوند تا به سرعت
قابل ردیابی باشند.
ذ-بهتر است از
تارخ یا صفت برای نامگذاری استفاده نشود.
ر-بهتر است
پرونده ها بر مبنای تاریخ ، حروف الفبا ، موضوع یا ترکیبی
از اینها بایگانی گردند.
ز-برای تسهیل
در جاگذاری زونکن ها و پرونده ها بهتر است که پس از مرتب
نمودن آنها ع بر روی مجموعه پرونده ها خط مورب یا رنگی
ترسیم شود.
س-لازم است که
شخص معینی به عنوان مسئول بایگانی و ردیابی پرونده هایی که
توسط چند واحد نفر مورد استفاده قرار می گیرند ، تعیین
شود.
5-بکارگیری
لیبلها:
الف-لازم است
که برای تمامی کمدها ، کشوها ، قفسه ها ، کتابخانه ،
جامجله ای ، فایلها و درب و وسایل دردار از لیبل استفاده
شود.
ب-می توان
لیبلها را هم به کمک رنگ تفکیک نمود . مثلاً برای لوازم
شخصی ازلیبل قرمز ، برای لوازم اداری از لیبل سبز ، برای
لوازم صنعتی و کارگاهی از رنگ آبی و برای لوازم متفرقه از
رنگ سیاه استفاده نمود.
ت- باید برای
تمام قفل ها و کلید های آنان از شماره کلید استفاده نمود.
ث-برای اینکه
شماره کلیدها در کل یک مجتمع یا شرکت ، منحصر به فرد گردد
بهتر است که برای هر واحد ( هر مدیریت یا هر کارگاه ) یک
حرف در نظر بگیریم مثلاً مدیریت مالی را با حرف
M
نشان دهیم و برای هر کلیدی که شماره ای در نظر بگیریم حرف
مشخصه آن واحد را قبل از آن قرار دهیم . ( مثلاً
M1
یا M2
و ...)
ج-روی قفل و
کلید درب اصلی هر واحد فقط همان حرف مشخصه حک شود ( مثلاً
در روی قفل و کلید درب مدیریت مالی از حرف
M
استفاده شود.)
6-شفاف
سازی اطلاعات و ارتباطات:
الف-دسترسی به
پرونده باید بسیار ساده باشد و تردیدی در مورد محل قرار
گرفتن آنها وجود نداشته باشد.
ب-اطلاعات و
نامه های جدید باید روی سایر اطلاعات و نامه قرار گیرند (
نه بین یا زیر سایر نامه ها )
ت-بهتر است
وقتی که چیزی را کنار می گذارید یا پرونده ای را به پایان
می رسانید آن را در دفتر یادداشت ، لیست کارهای روزانه یا
لیست پروژه ها یادداشت کنید.
ث-به محض
اینکه کاغذی وارد شد ، آن را در روند کار قرار دهید.
ج-در صورت
امکان با هر کاغذ و سندی فقط یک بار برخورد نمایید . (
بلافاصله آن را رسیدگی نموده و تعیین تکلیف نمایید.)
ح-هنگام
مطالعه نشریات ، حتی الامکان فقط مطلب مورد نیازتان را جدا
نموده و نگهداری نمایید نه همه نشریه را .
خ-عادت یاداشت
کردن روی تکه کاغذ را کنار بگذارید از ابتدا و فوراً چیزها
را در جای مناسب ( مثلاً در دفتر یادداشت ، لیست کارهای
روزانه یا لیست پروژه ها ) یادداشت نمایید.
د-توصیه می
شود برای ساماندهی به کار و جلوگیری از سردرگمی ، از لیست
کارهای روزانه ، دفتر یادداشت یا لیست پروژه ها استفاده
نمایید.
ذ-تا آنجا که
امکان دارد باید حجم کاغذهای در دسترس و جاری ( اوراق
تکراری ، زاید و کم ارزش ) کاهش یابد و حتی الامکان هفته
ای دو بار این کار انجام شود .
ر-هر گاه
پرونده ای مورد رسیدگی کامل قرار گرفت ، پیش از بایگانی ،
یادداشتهای غیر مهم ، پیش نویس ها و اطلاعات غیر ضروری را
از هم جدا نموده و دور بریزید.
7-تعیین
تعداد پرونده ها و اقلام روی میز ( حین کار ):
الف-تا آنجا
که امکان دارد تعداد پرونده ها و اقلام روی میز را کاهش
دهید .
ب-سعی شود که
پس از پایان کار ، پرونده و نقشه ای روی میز کار باقی
نماند.
ت-لوازم
التحریری که روی میز قرار گرفته نباید بیش از 5 قلم باشد.
ث-در حین کار
، تعداد پرونده ها ، کتاب ها ، جزوات یا مجموعه اوراقی که
روی میز قرار گرفته نباید بیش از 3 تا باشد.
ج-در برخی از
کارهای مالی ، تکثیر ، نقشه کشی یا بررسی تطبیقی اسناد می
توان اوراق را در چهار دسته روی میز قرار داد.
ح-اکیداً
توصیه می شود به جای قرار دادن پرونده ها در 3 یا 4 دسته
روی میز از کازیه 4 یا 4 طبقه ای استفاده نمایید.
خ-در صورت
نیاز می توانید از دو کازیه که یکی برای اقلام ورودی و
دیگری برای اقلام خروجی است استفاده نمایید.
د-اقلام ورودی
کازیه ، بلافاصله باید مورد رسیدگی قرار گیرند و اقلام
خروجی کازیه نیز باید در کمترین زمان ، ارسال یا بایگانی
گردند.
ذ-در صورت
استفاده از کازیه برخی از طبقات آن را به پرونده ها یا
نامه ها ورودی که نیاز به بررسی دارند و سایر طبقات را به
پرونده یا نامه های خروجی که تکمیل شده اند اختصاص دهید.
ر-از تبدیل
کازیه به بایگانی جداً بپرهیزید.
8-سریع
سازی دستیابی به نامه ، اسناد ، اشیاء و اوراق
الف-اسناد و
اشیاء را در محل مشخص به گونه ای نظم داده و بچینید که
امکان دسترسی و شناسایی آنها و بازگرداندن آنها به جای
اولیه پس از استفاده توسط شما و یا همکارانتان میسر باشد.
ب-پرونده های
جاری و وسایل نسبتاً ضروری را حتی الامکان در کشوی میز یا
فایلتان قرار دهید.
ت-پرونده های
غیر جاری یا تکمیل شده را در فایل یا کمد بایگانی قرار
دهید.
ث-در صورت
نیاز می توانید لیستی از اسناد و اقلام موجود در هر کشو ،
کمد یا فایل را تهیه نموده و در دسترس داشته باشید.
ج-برای سرعت
شناسایی و زیبایی بیشتر می توانید تنوعی از رنگها را برای
تفکیک و دسته بندی پرونده ها به کار گیرید.
ح-در مورد
اشیاء و ابزاری که کاربرد مشترک دارند لازم است که به کمک
یک لیست یا ... مشخص نمود آخرین نفری که از آن استفاده
نموده ، کیست.
9-به کار
گیری اصل « فقط یکی »
الف-می بایست
پرونده ها در یک محل نگهداری شوند.
ب-می بایست
مطالب و اطلاعات مرتبط با هم در یک پرونده قرار گیرند.
ت-سعی شود فقط
نسخه اصلی هر سند ، نگهداری و بایگانی گردد و کپی های
متعدد از آن تهیه نشود.
ث-می بایست از
هر وسیله مورد نیاز ، فقط یکی در اختیار کارکنان قرار
گیرد.
ج-سعی شود که
رسیدگی و پردازش یک کار معین در یک روز انجام شود.
ح-سعی شود که
نامه ها ، گزارش ها و یادداشتها فقط در یک صفحه تهیه شود.
خ-سعی شود که
طول مدت جلسات به یک ساعت کاهش یابد.
د-سعی شود که
طول مدت مکالمه تلفنی به یک دقیقه کاهش یابد.
ذ-سعی شود که
فقط از یک گوشی تلفن استفاده شود.
10-برقراری
نظم ترتیب:
الف-می بایست
در حد امکان تعداد وسایل و اوراق و ... کاهش یابد.
ب-می بایست هر
فرد از زمان انجام کارها و سررسید برنامه هایش آگاه باشد.
ت-می بایست
برنامه روزانه انجام کار ، به نحوی تهیه شود که برای همگان
قابل فهم و استفاده باشد.
ث-بهتر است که
برنامه روزانه در جای مناسبی از واحد برای استفاده و اطلاع
همگان نصب گردد.
ج-بهتر است که
برنامه کلی و جامع به برنامه های جزیی اجرایی تفکیک گردد.
ح-بهتر است که
مسئولی نیز برای پیگیری انجام برنامه ها ، تعیین
میزان پیشرفت کار یا موانع دستیابی به اهداف تعیین گردد.
خ-بسیاری از
اوقات بهترین راه برای اصلاح یک فرم مناسب ، حذف و عدم
استفاده از آن است.
د-می بایست
سعی شود تا آنجا که ممکن است یک فرم برای انجام کارهای
متعدد و متفاوت ، طراحی شده و به کار رود.
ذ-لازم است
مشخص شود که آیا اجزاء زاید یک پرونده قبل از بایگانی ،
درو ریخته شده اند.
11-برقرار
نظم در پرونده ها
الف-پرونده ها
را می توان با توجه به نام مشتری مرتب نمود.
ب-پرونده ها
را می توان با توجه به ترتیب سفارش مرتب نمود.
ت-پرونده ها
را می توان با توجه به موضوع پرونده مرتب نمود
ث-پرونده ها
را می توان با توجه به محتوای آنها مرتب نمود.
ج-پرونده ها
را می توان با توجه به عنوان آنها مرتب نمود.
ح-پرونده ها
را می توان با توجه به پروژه های مرتبط مرتب نمود.
خ-لازم است
مشخص شود که آیا لزومی دارد که مجموعه ای از اوراق به صورت
پرونده متشکل شده و نگهداری شود.
د-لازم است
مشخص شود که آیا همه اجزاء یک پرونده ( متن اصلی و ضمائم
لازم ) وجود دارند.
ذ-لازم است
مشخص شود که ایا اجزاء زاید یک پرونده قبل از بایگانی دور
ریخته شده اند.
ر-لازم است
مشخص شود که مهلت رسیدگی به پرونده ، اقدام کننده ، تاریه
دریافت و اقدامات انجام شده در مورد پرونده درج شده است .
ز-لازم است
مشخص شود که هر پرونده و نوشته به کدام واحد و به کدام
پروژه مربوط است .
س-تمامی
پرونده های می بایست در جای مناسبی نگهداری شوند.
ش-تمامی
پرونده ها می بایست دارای دارای شناسه بوده و قابل ردیابی
باشند.
نظم در
محیط اداری و برای وسایل اداری
1-نحوه
استقرار (
Layout)
واحد های یک سازمان
2-چگونگی
استقرار (Layout)
بخش ها ( اتاق های ) یک واحد
3-نحوه چیدن
میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق
4-شکل میزها و
طرز قرار گرفتن آنها
5-نحوه چیدن
لوازم اداری روی میز
6-نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو
7-نحوه چیدن
پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد
8-نحوه چیدن
فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ...
9- نحوه چیدن
کتابها ، مجلات و جزوات و ...
10-نکاتی راجع
به نظم عمومی
11-نحوه شناسه
گذاری و ردیابی
1-نحوه
استقرار (
Layout
) واحد های یک سازمان:
الف-نحوه
استقرار (
Layout
) واحد های یک سازمان باید به گونه ای باشد که ارتباط بین
آنها با سرعت و سهولت انجام شود.
ب-نحوه
استقرار (
Layout
) واحدهای یک
سازمان به گونه ای باشد که واحدهایی که با توجه به فرایند
و ماهیت کار به هم مرتبط هستند به یکدیگر نزدیکتر باشند.
ت-نحوه
استقرار (
Layout
) واحد های یک
سازمان باید به گونه ای باشد که فضای متناسب با نوع کار و
تعداد کارکنان داشته باشند.
ث-نحوه
استقرار (
Layout
) واحد های یک
سازمان باید به گونه ای باشد که متناسب با نوع و ماهیت
فعالیت آن واحدها باشد.
ج-نحوه
استقرار
)
Layout)
واحد های یک سازمان باید به گونه ای باشد که واحدهایی که
ارباب رجوع بیشتری دارند در دسترس تر باشند.
ح-نحوه
استقرار (Layout)
واحد های یک سازمان باید به گونه ای باشد که از فضای موجود
آن سازمان بیشترین و بهترین استفاده صورت گیرد.
2-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد
الف- چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاق های ) یک واحد باید به گونه ای باشد که
متناسب با حجم نقل و انتقال مواد باشد.
ب-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاق های ) یک واحد باید به گونه ای باشد که
متنسب به روشنایی مورد نیاز هر کدام باشد.
ت-چگونگی
استقرار (Layout ) بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد که امکان تهویه همه
آنها میسر باشد.
ث-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد
که متناسب با فرایند آن بخش و آن واحد باشد.
ج-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد
که متناسب با نوع و ماهیت محصول و خدمت ارائه شده توسط آن
بخشها باشد.
ح-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد که
متناسب با تجهیزات مورد نیاز هر کدام از بخشها باشد.
خ-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد که
متناسب با میزان حساسیت و آسیب پذیری هر کدام از بخشها
باشد.
د-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد که
بهترین و بیشترین استفاده از فضای مورد نیاز هر کدام از
بخشها باشد.
ذ-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد که
بهترین و بیشترین استفاده از فضای موجود صورت پذیرد.
ر-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد که
متناسب با تعداد نیروی انسانی هر کدام از بخشها باشد.
ز-چگونگی
استقرار(Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد که موجب
سرعت و سهولت ارتباط بین آن بخشها گردد.
س-چگونگی
استقرار(Layout
)
بخشهای (اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد که
بخشهایی که ارباب رجوع بیشتری دارند در دسترس تر باشند.
ش-چگونگی
استقرار (Layout
)
بخشهای ( اتاقهای ) یک واحد باید به گونه ای باشد که
زیبایی و هارمونی نیز رعایت گردد.
3-نحوه
چیدن میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق :
الف-نحوه چیدن
میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق باید به گونه ای باشد که
حداکثر استفاده از فضای اتاق صورت گیرد.
ب-نحوه چیدن
میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق باید به گونه ای باشد که
اشیا ضروری تر به کاربر نزدیکتر باشد.
ت-نحوه چیدن
میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق باید به گونه ای باشد که
ارباب رجوع به راحتی و با کمترین جابجایی باهم ارتباط
داشته باشد.
ث-نحوه چیدن
میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق باید به گونه ای باشد که
ارباب رجوع به راحتب بتوانند در آن تردد نمایند
ج-نحوه چیدن
میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق باید به گونه ای باشد که
حتی الامکان زیبایی و هارمونی نیز پدید آید.
ح-نحوه چیدن
میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق باید به گونه ای باشد که
متناسب با ماهیت و فرایند کاری که در آن اتاق صورت می گیرد
باشد.
خ-نحوه چیدن
میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق باید به گونه ای باشد که
تناسب کاملی با شکل داشته باشد.
د-نحوه چیدن
میز ، کمد ، فایل و ... در اتاق باید به گونه ای باشد که
متناسب با محل قرار گرفتن وسایل گرمازا و سرمازا و کلید و
پریز و ... باشد.
4-شکل
میزها و طرز قرار گرفتن آنها در یک اتاق:
الف-شکل میزها
و طرز قرار گرفتن آنها در یک اتاق نباید به گونه ای باشد
که فضای غیر مفید ایجاد نماید.
ب-شکل میزها و
طرز قرار گرفتن آنها در یک اتاق نباید به گونه ای باشد که
مشکلی در جابجایی خود کاربران آنها ایجاد نماید.
ت-شکل میزها و
طرز قرار گرفتن آنها در یک اتاق نباید به گونه ای باشد که
مانع خروج سریع کارکنان در مواقع اضطراری گردد.
ث-شکل میزها و
طرز قرار گرفتن آنها در یک اتاق نباید به گونه ای باشد که
مانع خروج سریع کارکنان در مواقع اضطراری گردد.
ج-شکل میزها و
طرز قرار گرفتن آنها در یک اتاق باید به گونه ای باشد
متناسب با نوع فعالیت کاربر باشد.
ح-شکل میزها و
طرز قرار گرفتن آنها در یک اتاق باید به گونه ای باشد که
هارمونی و زیبایی نیز رعایت گردد.
5-نحوه
چیدن لوازم اداری روی میز :
الف-نحوه چیدن
لوازم اداری روی میز باید به گونه ای باشد که بیشترین سطح
را برای کار کاربر باقی گذارد.
ب-نحوه چیدن
لوازم اداری روی میز باید به گونه ای باشد که لوازم پر
کاربردتر به کاربر نزدیکتر باشد.
ت-نحوه چیدن
لوازم اداری روی میز باید به گونه ای باشد که جای مشخصی
برای هر کدام در نظر گرفته شود تا کاربر حتی بدون نگاه نیز
جای آنها را بداند.
ث-نحوه چیدن
لوازم اداری روی میز باید به گونه ای باشد که کاربر با
کمترین جابجایی به آنها دسترسی داشته باشد.
ج-نحوه چیدن
لوازم اداری روی میز باید به گونه ای باشد که هارمونی و
زیبایی نیز داشته باشد.
نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو:
الف-نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه ای
باشد که حداکثر استفاده از فضای کشو صورت گیرد.
ب-نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی د رداخل کشو باید به گونه ای
باشد که باز و بسته کردن کشو آنها را به هم نریزد.
ت-نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه ای
باشد که لوازم سنگین تر حتی الامکان در انتهای کشو قرار
گیرند.
ث- نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه ای
باشد که امکان دسترسی به همه آنها میسر باشد.
ج- نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه ای
باشد که حتی الامکان لوازم حجیم تر در انتهای کشو قرار
گیرند.
ح- نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه ای
باشد که لوازم پرکاربردتر در کشوهای نزدیکتر قرار گیرند.
خ- نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه ای
باشد که لوازم ضروری تر در قسمت جلوی کشو قرار گیرند.
د- نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه ای
باشد که کاربر با کمترین جابجایی به آنها دسترسی داشته
باشد.
ذ- نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه ای
باشد که جای دقیق هر کدام معلوم باشد تا کاربر حتی بدون
نگاه نیز جای هر کدام را بداند.
ر- نحوه چیدن
لوازم التحریر یا لوازم شخصی در داخل کشو باید به گونه ای
باشد که حتی الامکان زیبایی و هارمونی نیز رعایت گردد.
7-چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد:
الف-چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که
بیشترین استفاده از فضا صورت گیرد.
ب-چگونگی چیدن
پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که به صورت
عمودی قرار گیرند.
ت- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که به
ردیف و در کنار هم قرار گرفته و شناسه گذاری شوند.
ث- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که از
زونکن و کلاسورهای نازکتر بتوان استفاده کرد.
ج- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که
محتویات پرونده ها نریزد.
ح- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که عنوان
پرونده ها معلوم باشد.
خ- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که بیش از
حد فشرده نباشد.
د- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که
محتویات پرونده ها بیش از حد سنگین و حجیم نباشد.
ذ- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که پر
کاربردترین پرونده ها در جلوترین قسمت قرار گیرند.
ر- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که
پرکاربردترین پرونده ها در نزدیکترین فایل ، کشو یا قفسه
به کاربر قرار گیرند.
ز- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که حتی
الامکان جای دقیق پرونده های فعال برای کاربر معلوم باشد.
س- چگونگی
چیدن پرونده ها در فایل ، قفسه یا کمد طوری باشد که پرونده
های مرتبط با هم در یک فایل یا مجموعه قرار گیرند.
8-نحوه
چیدن فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ...:
الف-نحوه چیدن
فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ... باید به گونه ای
باشد که فقط فرمهای معتبر یا جدیدترین ویرایش فرمها را در
بر بگیرد.
ب- نحوه چیدن
فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ... باید به گونه ای
باشد که فقط فرمهای مورد استفاده آن واحد خاص را شامل شود.
ت- نحوه چیدن
فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ... باید به گونه ای
باشد که عنوان فرمها معلوم باشد.
ث- نحوه چیدن
فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ... باید به گونه ای
باشد که بیشترین استفاده از سطح قفسه صورت گیرد.
ج- نحوه چیدن
فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ... باید به گونه ای
باشد که فرمهای متفاوت اما همشکل با هم اشتباه نشوند.
ح- نحوه چیدن
فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ... باید به گونه ای
باشد که فرمهای پرکاربرد در دسترس قرار گیرند.
خ- نحوه چیدن
فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ... باید به گونه ای
باشد که کاربر با کمترین جابجایی به آنها دسترسی داشته
باشد.
د- نحوه چیدن
فرمها و برگه های اداری در قفسه یا ... باید به گونه ای
باشد که جای دقیق هر فرم برای کاربران معلوم باشد.
9-نحوه
چیدن کتابها ، مجلات و جزوات و ...:
الف- کتابها ،
مجلات و جزوات و ... را به طور جداگانه نگهداری نمایید نه
مختلط.
ب-حتی الامکان
کتابها را به ترتیب اندازه شان مرتب نمایید.
ت0حتی
کتابهایی را که بر مبنای موضوع ، زبان نگارش یا ... تفکیک
نموده اید ( همان دستجات تفکیکی ) را هم به ترتیب اندازه
مرتب نمایید.
ث-بهتر است
فهرستی از کتابها ، جزوات ، مجلات و ... موجود در قفسه
تهیه نموده و در همان قفسه قرار دهید.
ج-آن دسته از
کتابهایی را که خواننده بیشتری دارند در دسترس قرار دهید.
ح-کتابها ،
ابزار ، بسته ها ، پرونده ها و ... را با یک نظم منطقی و
رعایت تشابه و تناسب کنار یا روی یکدیگر قرار دهید و فاصله
آنها را با خودتان با توجه به دفعات استفاده از آنها تعیین
نمایید.
10-نکاتی
راجع به نظم عمومی :
الف-تا آنجا
که می توانید اقلام روی میز ، داخل کشوها و قفسه ها کم
کنید.
ب-فقط چیزهای
ضروری و کم حجم را که دائماً مود نیاز هستند روی میزتان
قرار دهید.
ت-تمام لوازم
شخصی خود را در یک کمد یا کشو قرار دهید.
ث-اطلاعیه هاب
باید به طور مرتب بر روی تابلوی اعلانات نصب شود.
ج-محل قرار
گرفن کلید یا پریز برق ، تلفن و ... باید متناسب با محل
اسقار میز یا دستگاه شخص کاربر باشد.
ح-محل قرار
گرفتن گلدانها در اتاق یا راهرو نباید به گونه ای باشد که
مانع تردد راحت افراد گردد.
خ-اندازه
لوستر ، ساعت ، تابلوی اعلانات اکترونیکی و ... با توجه به
ارتفاع سقف باید به گونه ای باشد که مشکلی در رفت و آمد
افراد ایجاد نشود.
د-ارتفاع
صندلی باید به گونه ای باشد که کاربر به راحتی بر میز کار
خود مسلط باشد.
11-نحوه شناسه
گذاری و ردیابی:
الف-می بایست
روی تمامی کمدها ، کشوها ، قفسه ها
دستگاههای خاص و حتی جعبه ها و قوطی هایی که
محتویات آن معلوم نیست برچسب مشخص کننده نصب شود .
ب-می بایست بر
روی وسایل دردار از شناسه و لیبل استفاده نمود.
ت-مواد و
قطعات نیز حتی الامکانم می بایست دارای کد شناسایی باشند
تا در طول فرایند تولید ، قابل ردیابی باشند.
ث- می بایست
روی تمامی کلیدها و قفلهای آنان نیز شماره مشخص کننده نصب
گردد.
ج-لیبل های
نصب شده باید تایپ شده باشد.
ح-ساختمانها و
طبقات باید دارای راهنمای طبقات باشند.
خ-تمامی
اتاقها باید دارای تابلوی معرف اتاق که نشان دهنده کاری که
در آن اتاق انجام می شود ، باشند.
د-حتی الامکان
در پارکینگهای اختصاصی بهتر است که برای هر ماشین جای خاصی
تعیین شده و شماره پلاک آنها نوشته یا نصب شود.
متصدی امور
دفتری و بایگانی شهرداري ايزدشهر
حسین شکری
دریافت
|
